Das im Verlauf von 100 Jahren in akribischer Kleinarbeit angelegte Archiv des Familienverbandes umfasst in 12 Archivbänden umfangreiche Orts- und Namensregister. Diese Register geben Hinweise auf die Fundstellen in Mitteilungsheften, in Anfragen und in dem Bibliotheksbestand.
Bei jeder Anfrage an den Familienverband bildet die Recherche in diesen Registern die Grundlage der Forschungsarbeit.
Die Ortsregister (siehe Abbildung) haben dabei mehrere Nachteile:
- Sie können nicht elektronisch durchsucht werden.
- Die Frakturschrift der ersten fünf Archivbände macht die manuelle Suche nicht leichter.
- Manche Ortsnamen existieren heute nicht mehr oder lassen sich nicht zweifelsfrei zuordnen.
- Manche Ortsnamen sind unterschiedlich geschrieben, z.B. Coblenz und Koblenz und dementsprechend verschieden einsortiert.
- Referenzen auf Seitenzahlen und solche auf Einzelheiten sind vermischt.
Um mir als Archivar die Arbeit für die Zukunft einfacher zu machen sowie Anfragen schneller und gründlicher recherchieren zu können, entstand die Idee eines Archivband-übergreifenden Gesamtregisters, sowohl für Ortsnamen und später auch für Fremdnamen.
Die Ortsnamen müssen dazu in lateinische Schrift konvertiert werden, sie müssen standardisiert werden, zweifelhafte Ortsnamen müssen recherchiert und ggf. mit aktuellen Angaben ergänzt werden.
Das Projekt habe ich mit der technischen Unterstützung unseres Web-Masters Gert Schrader (-Magdeburg) im Jahr 2022 in Form einer riesigen Excel-Tabelle begonnen. Excel ist dafür zwar nicht das beste Werkzeug, aber dies in Form einer Datenbank anzulegen, übersteigt derzeit unsere Kapazitäten und Fertigkeiten.
Zum Jahresende 2022 sind die Ortsregister der Archivbände I-VI komplett bearbeitet und eingetragen, die Arbeit an Band V hat begonnen. Bis jetzt sind über 2500 Ortsnamen und dazu mehr als 10.000 Fundstellen eingetragen.
